A. В каком контексте или окружении будет выполняться задание или поручение?(«Где»)
Б. Каков временной фрейм для выполнения задания или поручения? («Когда»)
B. На какие поведенческие действия или цели направлено выполнение этого задания или поручения? («Что»)
Г. Каковы понятийные или стратегические рекомендации по выполнению задания или поручения? («Как»)
Д. Какие критерии, ценности или убеждения являются мотивами для этого задания и должны поддерживаться им? («Почему»)
Е. Какие ключевые роли, ролевая идентификация или статус связаны с данным заданием или поручением? («Кто»)
Фаза 3
Коммуникатор и получатель сравнивают сообщение, которое намеревался передать коммуникатор, и реально полученное сообщение и обсуждают причины любых расхождений. Группа должна оценить влияние вербальных и невербальных паттернов коммуникации и обсудить, какие еще репрезентативные каналы могли бы быть задействованы для передачи данного задания или поручения. Кроме того, можно оценить, как внутренние состояния коммуникатора и получателя повлияли на интерпретацию различных сообщений и ключей.
Стратегии коммуникации
Когда делегирование включает более чем одного человека, например когда ведущий группы делегирует задание всей группе, интерактивные навыки руководителя группируются вокруг его стратегии коммуникации. Стратегии коммуникации относятся к управлению всем комплексом элементов, определяемых матрицей коммуникации в процессе передачи задания или цели отдельному человеку или группе.
Существует несколько видов действий, связанных со стратегий коммуникации:
1) определение общего сообщения и «разделение» его на содержательные элементы и метасообщения;
2) установление текущего и желаемого состояний, статуса и контекста, в которых передаются сообщения и метасообщения;
3) определение каналов, по которым передача сообщения и метасообщения будет наиболее эффективной;
4) распознавание и реакция на обратную связь относительно того, как сообщения и метасообщения восприняты другими людьми.
Стратегия коммуникации включает в себя заранее спланированные элементы и аспекты, которые выбираются или принимаются в ответ на обратную связь. Заготовленные аспекты коммуникационной стратегии по сути своей связаны с подготовкой и доставкой информации. Например, отражение одного и того же сообщения в письменном докладе и на слайде является метасообщением о значимости информации. Выдается ли печатный материал в начале собрания или по ходу дела - метасообщение о том, как следует воспринимать данную информацию по отношению к другой представленной информации.
Динамический аспект управления сообщениями включает непрерывный мониторинг приема-передачи сообщений, т. е. способность адаптировать сообщения и метасообщения к тем реакциям, которые поступают в ответ на другие сообщения.
Средства адаптации сообщений могут быть следующие:
1. Использование навыков наблюдения и обратной связи, с тем чтобы уменьшить искажение подразумеваемого сообщения по сравнению с получаемым.
2. Определение выбора и сочетания сообщений и метасообщений.